Allen, David: Mít vše hotovo

Část 1: Mít vše hotovo

Víme, jak pracovat dobře, pravděpodobně ale potřebujeme své dovednosti uplatňovat s lepším načasováním, komplexněji, systematičtěji a s potřebným nadhledem, abychom se necítili neustále zavalení úkoly. Metoda GTD má základní cíle: (1) někam si zaznamenávat veškeré úkoly (kamkoliv mimo naši hlavu i mysl) a (2) naučit se sebekázni.

Práce už dnes nemá jasné hranice: paradoxem nového tisíciletí je zvyšující se kvalita života spolu se zvyšující se úrovní stresu – lidé si nabírají víc úkolů, než mohou svými prostředky zvládnout (a proč vlastně?), jako by měli příliš velké oči. Dalším činitelem je neustále se proměňující definice obsahu naší práce (kdo z nás dělá výhradně to, co má v popisu práce?).

“Nikdy nemůžeme být skutečně připraveni na to, co je úplně nové. Musíme se přizpůsobit a každé radikální přizpůsobení znamená krizi sebeúcty: podstupujeme zkoušku, musíme se předvést. Máme-li čelit dramatické změně bez vnitřního chvění, vyžaduje to potlačit sebevědomí.”

Eric Hoffer

Soustředění na vyšší cíle a hodnoty nám dává směr a naší práci řád i smysl – kontextuálně, do naší běžné denní rutiny však naopak zanáší vyšší míru složitosti. Cokoliv, co nás nutí reagovat přehnaně či naopak nedostatečně, to nás může ovládat a často také ovládá. Většina lidí věnuje věcem více nebo méně pozornosti, než si zaslouží, protože nepracují ve stavu “mysli jako vody” (mind over water) – tj. stav mysli v dokonalé připravenosti.

Problém “nehotových položek” neboli otevřených úkolů = cokoliv, co v dané podobě nepatří tam, kde se to nachází, je nevyřešená otázka dožadující se naší pozornosti. [Testovací cvičení – str. 21]

Proč nám věci leží v hlavě

Důvody: (1) neujasnili jsme si požadovaný výsledek; (2) nerozhodli jsme se, jaký bude nejbližší konkrétní krok v dané záležitosti anebo (3) jsme si připomenutí výsledku či potřebného kroku prostě jen nikam nepoznamenali/neuložili. Myslet na něco, s čím zrovna nemůžeme nijak pohnout, je ztráta času, energie a zbytečná úzkost z toho, co bychom měli udělat a neděláme.

Záležitost = cokoliv, co jsme vpustili do svého psychického nebo fyzického světa a co nepatří na místo, kde se právě nachází, ještě jsme však neurčili požadovaný výsledek a nejbližší konkrétní krok.

Mnoha lidem se neosvědčily různé plánovací systémy jen proto, že dosud nezpracovali záležitosti, které se snaží zorganizovat. Dokud to jsou jen záležitosti, organizovat se nedají. Klíčem ke zvládání záležitostí je uspořádání konkrétních činností (projekt se nedá provést, provést lze jen určitý krok s ním spojený).

Závazky, projekty a činnosti je třeba kontrolovat ve dvou rovinách – horizontálně (soudružnost všech aktivit) a vertikálně (linie jednotlivých témat, projektové plánování).

Dokonalá kontrola nad životem i prací v 5 krocích

A ty jsou následující: (1) sesbírejte to, (2) zpracujte to, (3) zorganizujte to, (4) zhodnoťte to a konečně (5) udělejte to.

Rozhodovací stromy – str. 39 a 43: Jsou-li záležitosti nerealizovatelné, můžeme je vypustit; jsou-li realizovatelné někdy v budoucnu, patří do termínového pořadače; nejsou-li realizovatelné, ale mají svou informační hodnotu, patří do archivu. V podstatě 3 kategorie nerealizovatelných položek: k zahození, k dozrání, k archivaci.

“Všechno by mělo být tak jednoduché, jak jen je to možné, ale ne jednodušší.”

Albert Einstein

Projekt = každý očekávaný výsledek, který vyžaduje více než jeden konkrétní krok.

Seznamy “Někdy/Možná” = užitečné a inspirativní “parkoviště” pro projekty, do kterých se aktuálně nemůžeme pustit, ale nechceme na ně zcela zapomenout.

Modely rozhodování

Model první – čtyři kritéria pro okamžité rozhodování o dalších krocích: (1) kontext, (2) dostupný čas, (3) dostupná energie, (4) priorita.

Model druhý – tři možnosti pro hodnocení každodenní práce: když pracujeme, tak (1) děláme předem určenou práci, (2) děláme práci, která se objevila, (3) definujeme svou práci?

Model třetí – šest úrovní pro hodnocení vlastní práce: (1) život, (2) vize na 3-5 let, (3) cíle na 1-2 roky, (4) oblast zodpovědnosti, (5) aktuální projekty, (6) aktuální aktivity.

Projektové plánování

Model přirozeného plánování, pomocí nejzkušenějšího plánovače na světě – mozku. Postup mysli při provádění úkolu, často podvědomý: (1) definice cíle a zásad, (2) představa o výsledcích, (3) brainstorming, (4) uspořádání, (5) určení dalších kroků.

Model nepřirozeného plánování, aneb čekáme-li na dobrý nápad ve chvíli, kdy žádné nápady nemáme, moc jich asi nepřijde. Otázka “Co je dobrý nápad?” by měla padnout až tehdy, máme-li cca 80 % přemýšlení za sebou. Snaha pojmout cokoliv z perspektivy, která jde proti přirozenému způsobu fungování mysli, vždy selhává. (příklad slohových cvičení a ošidných osnov)

Model reaktivního plánování je opakem přirozeného modelu, nastává tedy zpravidla s tlakem posledních minut (při absenci jakéhokoliv plánování). Otázka nezní “Dojde na přirozené plánování?” (neboť zákonitě na něj dojít musí), ale zní “Kdy a za jakou cenu?”.

Část 2: Produktivita bez stresu v praxi

• příprava času, prostoru a pomůcek
• 5 zásadních kroků sebekontroly v praxi

Část 3: Síla klíčových principů

• síla návyků při sbírání informací
• síla rozhodování o dalších krocích
• síla soustředění na výsledek