Johnson Spencer, Blanchard Kenneth: Minutový manažer

Úvod – Setkání s minutovým manažerem

• Co to může být za manažera, když má stále čas?
• Lidé, kteří se dobře cítí, dosahují dobrých výsledků.
• Jsem minutový manažer, protože mi zabere jen pár minut získat od svých lidí dobré výsledky. Někdo, kdo dosahuje dobrých výsledků, aniž tomu věnuje mnoho času.
• Už jsem vám řekl, že nerozhoduji za druhé. Rozhodněte se sám.
• Nejlépe strávená minuta je ta, kterou investuji do lidí. Protože se vyplácí.
• Lidé si uvědomují sami sebe a nechtějí být manipulováni někým jiným. Pro řízení je proto zásadní poctivé jednání a cíle.
• Lidé přirozeně vyhledávají, co je jim příjemné, a vyhýbají se tomu, co je jim nepříjemné.

První tajemství minutového manažera – Minutové cíle

• Minutové stanovení cílů – Zadání úkolu by mělo být vyjádřeno maximálně 250 slovy (předpokladem je, že v čase minuty přečteme 100 slov), tedy na jediné stránce. Tato zadání stačí pro 20 % klíčových úkolů celkové práce, protože dle zásady 80/20 se právě od těchto 20 % odvíjí celých 80 % práce.
• Řekněte, co se děje, v přesných termínech. Když nevíte a nedokážete říct, co přesně by se mělo udělat, znamená to, že zatím žádný problém nemáte. Problém přeci nastává až tehdy, když nastane rozpor mezi tím, co se děje, a tím, co by se skutečně dít mělo.
• Stanovení a dosažení minutového cíle tedy vyžaduje
  • ztotožnit se se svým cílem,
  • stanovit si optimální postup k jeho dosažení,
  • napsat si každý cíl i postup na jednu stránku/list v rozsahu maximálně 250 slov,
  • při plnění úkolů si tento list stále pročítat, což nikdy nezabere víc než něco přes minutu času,
  • několikrát denně se na minutu zamyslet nad průběhem plnění a zhodnotit, zda zvolený postup odpovídá cíli.
• Minutové cíle znamenají, že sami pracovníci vědí, co vlastně mají dělat. (Obvykle to vědí manažeři a pouze předpokládají, že to vědí i jejich lidé.)
• Zpětná vazba, tedy měřitelnost, to je zpravidla tou motivací, proč u něčeho setrváváme.

Druhé tajemství minutového manažera – Minutové pochvaly

• Minutová pochvala – Snažit se lidi přistihnout při tom, když si vedou dobře, a toto jim v mžiku vyjádřit/ocenit. Důležité je to zejména na začátku nového projektu nebo při zapracování nového člověka, než jsou práce osvojeny a lidé se při dobré práci přistihují sami (a umí se pochválit).
• Minutová pochvala je účinná, když
  • řeknete lidem předem, že jim dáte vědět, jak si vedou,
  • chválíte okamžitě,
  • řeknete lidem, co udělali dobře, a řeknete to konkrétně (co konkrétně to znamená pro vás, ostatní, firmu, …),
  • vyzvete lidi, aby pokračovali takto dále.
• Přistihování při dobré práci znamená postupné vychovávání vítězů. Je to aplikace stejného přístupu, jaký máme i k dětem, které se postupně učí tomu, co potřebují k životu.
• Nechat nezkušeného člověka samotného, dokud nepředvede dobrý výkon (a trestat jej, když nesplňuje) je běžnou praxí, ale zcela neproduktivní. Takový člověk předně potřebuje vědět, co je jeho cílem a jak má správně postupovat.

Třetí tajemství minutového manažera – Minutová pokárání

• Minutové pokárání – Jestliže někdo dělá svou práci už nějaký čas, je zkušeným pracovníkem, který ví, jak ji dělat dobře, upozornění přichází ve chvíli, kdy se od svého dobrého standardu odchýlí. Pokárání proběhne do minuty, ale má efekt takový, abyste chybu už znovu neudělali. A o to jde.
• Minutové pokárání
  • se uděluje bezprostředně po provedené chybě,
  • je přesně specifikované,
  • není nikdy osobní, týká se činnosti,
  • v první polovině pokárání se zaměříte na nepříjemné aspekty chyby a odmlčíte se, aby káraný měl chvilku na příjem informace,
  • v druhé polovině pokárání pokračujete smířlivým zakončením, tj. ujištěním, že nejde o hodnocení práce či snad pracovníka, ale o zhodnocení konkrétní (nedobře) provedené činnosti.
• Evidence prohřešků pracovníka a jeho konfrontace až v určeném termínu po delších obdobích, nemá příliš smysl. Řešit jeden konkrétní prohřešek v relevantním okamžiku má efekt pro všechny zainteresované.
• Být nejprve přísný a pak teprve hodný. Pokárání je účinné tehdy, když vám jde i o prospěch káraného.