Řepa, Václav: Podnikové procesy

Část I: Podnikové procesy v řízení podniku

Průběžné zlepšování procesů versus reengineering podnikových procesů (BPR)

Je třeba uvažovat jak o postupných a pozvolných stálých změnách (přirozený procesní přístup), tak i o jednorázové radikální změně (reengineering – BPR), a to ve vzájemných vztazích a vývojových souvislostech. Metodika PPP prof. Gappmaiera zavádí nový celostní přístup k procesům, Holistic Business Process Management, který vedle ryze technického pojetí procesních změn klade důraz také na neméně důležité lidské potřeby.

Za základ organizace musí přestat být považována organizační struktura, tj. pevně definovaná struktura činností a vztahů (nelze definovat pevně, naopak je třeba pojmout permanentní změnu a zavést adekvátní pružnost procesů na všech úrovních). Procesy je tedy nutno chápat účelově (jsou tu proto, aby se vstupy transformovaly na výstupy, ne proto, aby se vykonávaly činnosti) a vždy ve vazbě na zákazníka. Tím je dána i jejich hierarchie (klíčové jsou ty řetězce činností, jimiž přímo vzniká přidaná hodnota), pravomoci je třeba určovat podle potřeby procesu tomu, komu náleží, namísto podle postavení v hierarchii firmy.

Organizační struktura a velení

Hierarchická struktura: jasně předdefinované pravomoci (staticky, neměnně), což umožňuje úzkou specializaci pracovníků a vyšší výkonnost, na druhou stranu může představovat komplikovanější komunikaci (je totiž jasně odděleno řízení od výkonu, což v případě složitějších struktur může představovat určitý problém, kdy vedoucí nerozumějí tomu, co řídí, a výkonní pracovníci nerozumějí kontextu toho, co vykonávají.

Re-aktivní řízení vs. pro-aktivní řízení

• Zplošťování organizační struktury: radikální redukce jednotlivých mezistupňů řízení, cílově na pouhé dva stupně – strategické vedení podniku a podnik samotný (jeho chování + procesy).
• Je třeba obrátit kauzalitu: namísto toho, aby vůdcem byl ten, kdo má příslušné postavení, musí mít příslušné postavení ten, kdo má být vůdcem (tj. ten, kdo má nejblíže ke změně a je schopen ji realizovat).
• Mechanismus pružného přidělování pravomocí (umožňující vytvářet kapacity pro změnu) pak staví do role vůdce kohokoliv, kdo pro to má v dané chvíli a vzhledem k dané změně potřebné předpoklady.
• Projektové řízení firmy: řízení firmy prostřednictvím projektů (projekt má na rozdíl od rutinního firemního procesu vždy jasně definovaný, v čase a rozpočtu jednoznačně ukotvený cíl, zdroje, rizikovost…).

Lidé a kultura

A. Maslow – lidské potřeby: uspokojování lidských potřeb jako předpoklad lidské motivace, viz pyramidové schéma hierarchie potřeb („vyšší“ potřeby člověka přichází na řadu až po uspokojení těch „nižších“).
A. Maslow – eupsychický management: ideál vedení lidí, který respektuje hierarchii lidských potřeb.

Typy procesních změn (podle míry dosahu změny)

Rightsizing → restrukturace → automatizace → TQM → reengineering.
(Všechny se nějak týkají podnikových procesů, každá ovšem na patřičné úrovni zralosti organizace.)

Principy reengineeringu (Coulson-Thomas, C.)

• orientace na zákazníka – jeden kontaktní bod, maximum lidského potenciálu do činností s přidanou hodnotou;
• orientace na zaměstnance – poznávací a vzdělávací aktivity, kreativní prostředí;
• orientace na procesy – myslet a konat „horizontálně“ (procesy a toky napříč organizací), odstranit z procesů přílišnou složitost a činnosti nepřinášející hodnotu (tvořivé myšlení však nenahrazovat SW), držet minimum klíčových procesů (doporučuje se 12);
• orientace na výstupy – priorita výsledků, místo vstupů se zaměřit právě na výstupy (k zákazníkům) a tomu podřídit metriky či odměňování;
• orientace na řízení – rozhodování posouvat co nejblíže k zákazníkům, liniové vedoucí nahradit spíše pracovními skupinami a „manažery případů“, delegování pravomocí (nese však nároky na kvalitu pracovníků).

Ne každá organizace, k jakkoliv podstatným změnám v ní dochází, může hovořit o plnohodnotném procesním reengineeringu. Na druhou stranu je také evidentní, že má smysl uvažovat i o změnách, které nejsou tak radikální a nenesou taková rizika, jako je tomu právě v případě radikálního reengineeringu.

Část II: Modelování podnikových procesů

Základními prvky každého modelu podnikového procesu jsou: proces (tj. struktura vzájemně navazujících činností), činnost (dle principu sémantické relativity však lze zároveň každou činnosti ještě popsat jako samostatný proces), podnět (důvod, proč činnosti probíhají, může být vnější – událost, anebo vnitřní – situace), vazba (návaznosti činí z množiny činností definovanou strukturu).

Metody a techniky modelování podnikových procesů

Metodika ARIS (Architecture of Integrated Information System) prof. Scheera – referenční architektura IS, která vychází z 1) podnikového pohledu, 2) z pohledu na podnik „očima“ IS a 3) z informačního a datového modelu podniku. (str. 71-80)
BSP (Business System Planning) – metoda firmy IBM, která se snaží mapovat informační potřeby „zgruntu“, je proto vhodná jak pro návrh informační architektury, tak pro zmapování a audit vnitropodnikových procesů. (str. 81-99)
ISAC (Information System Work and Analysis of Change) – jedna z tzv. „problémově orientovaných“ metod, zaměřená na vývoj IS na základě business systému, na jehož úrovni se přímo řeší většina problémů reality (nevstupují pak dále na úroveň IS). (str. 100-109)
Select Perspective a FirstStep – modelovací nástroje podnikových procesů; Select používá procesní model spíše jako východisko pro analýzu IS; FirstStep sice zajímá proces jako takový, ale spíše z technického hlediska. (str. 109-113)
Metodika DEMO (Dynamic Essential Modeling of Organizations) prof. Dietze – představuje metodu tzv. „organizačního inženýrství“ s netradičním pohledem na podnikové procesy (nikoliv síť činností, ale síť komunikace). (str. 113-120)

Standardy pro modelování podnikových procesů

BPML (Business Process Management Language) / BPMN (Business Process Management Notation) – jazyk pro modelování a popis procesů (vycházející z XML) plus grafická reprezentace v diagramech (tak trochu konkurence standardu UML, str. 123-134);
WfMC (Forkflow Management Coalition) – modelování prostřednictvím systémů „pracovních toků“, které propojují informační a lidské zdroje potřebné ke zpracování jednotlivých úkolů s logikou procesu a vytlačují procesní logiku mimo podnikové aplikace (procesní logika je tak řízena nezávisle, a to prostřednictvím WMS – Workflow Management System, str. 134-141);
UML (Unified Modeling Language) – původně modelovací jazyk s nástroji pro vývoj aplikačních systémů založený na principech objektové orientace, dnes již standardizovaný modelovací nástroj pro modelování doslova čehokoliv (str. 141-150);
IDEF (Integrated DEFinition) – rodina metod pro komplexní podporu modelování podnikové architektury (str. 150-162);
ISO (International Organization for Standardization) – standardy pro modelování podnikových procesů dle CIMOSA: ISO 14258 – Concepts and rules for enterprise models, ISO 15704 – Requirements for enterprise-reference architectures and methodologies, ISO 18629 – Process specification lagnuage (str. 162-170).

Část III: Podnikové procesy a informační systém podniku

Nutnost celostního přístupu (internacionalizace, globalizace, multioborové trendy atd.) -> objektová orientace (v programování a posléze i v návrhu IS) -> systémy CASE (Computer Aided System Engineering) -> systémy CABE (Computer Aided Bussines Engineering) -> metodika COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology).

Základní principy a pravidla metodik vývoje informačního systému

Data versus procesy / objekty versus funkce. Vývoj IS musí být založen na modelu reálného světa – je pouze datová základna tím pravým modelem reality, předpokládají se všechny podstatné náležitosti reality v datovém modelu? (Viz výrok J. Martina „Data jsou stabilnější než funkce. Ty se totiž mění podle uživatelských požadavků, zatímco data zůstávají“.) Vývoj funkčně orientovaných metod rovněž přijal „separační paradigma“ – např. 3 oddělené části konceptuálního popisu systému: datový model plus funkční model sestávající z modelu chování a modelu řízení. Objektově orientované metody se pokoušejí tento rozpor (data versus funkce) překonat zapouzdřením do jediného objektu. Objektový model je však schopen postihnout pouze jednu dimenzi reality, resp. její zjednodušený náhled. (str. 176)
Modelování. Jedná se o základní princip konceptuálního návrhu IS, vychází-li se z myšlenky že IS je modelem reálného systému/světa (IS totiž informace netvoří, pouze zprostředkovává informace o svém okolí, nikoli o sobě). Ve strukturovaném přístupu datové modelování řeší datovou složku IS (P. Chen a J. Martin) a funkční model pak simuluje funkcionalitu. Aby celá zkoumaná realita byla popsána jedním modelem, je třeba propojení obou modelů – pomocí integritních pravidel. Obdobný problém však zdědily i objektově orientované metodiky. (str. 177)
Hierarchické abstrakce. Je prostředkem rozkladu prvků vyvíjeného systému do detailní úrovně pohledu (pojmy vyšší úrovně sestávají z pojmů nižší úrovně). Dva základní typy (vzájemně neslučitelné!): 1. Abstrakce část – celek (kolektivizace, agregace), typicky užívaná ve funkčním modelu; a 2. Abstrakce specifický podtyp – obecný typ (generalizace), typická pro datové modelování. (str. 178)
Princip „tří architektur“. Tento koncept teorie datového modelování představuje nový, tříúrovňový pohled na postup návrhu IS, resp. na datovou základnu. Implikuje postup návrhu od obecného ke zvláštnímu a staví na přirozené posloupnosti: z obsahu systému (konceptuální architektura – CO je obsahem systému) vyplývají možnosti technologického řešení (technologická architektura – JAK obsah systému realizovat) a konkrétní použitá technologie pak vymezuje implementační možnosti (implementační architektura – ČÍM je technologické řešení realizováno). (str. 178-180)
Integritní pravidla jako nástroj eliminace negativních důsledků oddělování. Integritní pravidla popisují různé projevy téhož jevu z různých úhlů pohledů (vzájemné souvislosti mezi jednotlivými diagramy). Jejich dodržení je podmínkou integrity popisu jako celku, tedy bezrozpornosti celku tvořeného jednotlivými modely. (str. 181-182)

Část IV: Metodika modelování a analýzy podnikových procesů MMABP

Procesní model (diagram podnikových procesů) a objektový model jsou klíčová východiska modelu IS. Objektový pohled zdůrazňuje podstatu (strukturu) – statický model reality, oproti tomu procesní pohled je dynamický – zdůrazňuje chování reality.

Methodology for Modeling and Analysis of Business Process (MMABP) – metodika určená k vytvoření modelu systému procesů, který respektuje nejen základní cíle, stav a charakteristiky organizace, ale také důležité objektivní nutnosti (dané zvnějšku nezávisle na organizaci). Základem je technika analýzy událostí (identifikace základních procesů v organizaci) spolu se třemi vzájemně provázanými principy: princip modelování, princip různých architektur procesu a princip abstrakce. Nástrojem umožňujícím modelování procesů ve shodě s uvedenými principy je Process Diagram Technique (PDT), viz str. 201-209.